Büronebenkosten

Wer ein Unternehmen neu gründet, muss sich vor allem zu Beginn sehr viel mit sehr vielen Zahlen herumschlagen. Es geht darum, das zur Verfügung stehende Kapital möglichst sinnvoll einzusetzen und genau zu rechnen, sodass das Start-up schnell wirtschaftlich agieren kann. Der finanzielle Aufwand für die Anmietung von Büroräumen für Geschäftsführer oder Geschäftsführerin sowie für die ersten Mitarbeiter muss hier selbstverständlich ebenfalls in die Kalkulation einbezogen werden. Doch die Betrachtung der Miete allein reicht dafür nicht aus: Die Nebenkosten für den Betrieb von Büroflächen schlagen schnell rasant in die Höhe und werden von vielen „Neulingen“ erheblich unterschätzt. Das kann zu massiven Fehlkalkulationen führen. Umso wichtiger ist es für frisch gebackene Selbstständige, bereits vor der Suche nach Gewerbeimmobilien eine realistische Aufstellung potenzieller Büronebenkosten zu entwickeln und angepasst an die dann noch freien Kapazitäten ein bezahlbares Objekt zu wählen.

Von der privaten Miete einer Wohnung sind Sie es gewohnt, dass die Nebenkosten in der Regel Heizung, Wasser, Müllentsorgung sowie gegebenenfalls auch Kosten für die Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Ähnliches beinhalten. Zu den Nebenkosten zählen aber auch Punkte, die von der Warmmiete nicht gedeckt werden, sondern noch zusätzlich vom Mieter gezahlt werden müssen, wie zum Beispiel Internet und Strom.

Im Gewerbe kommen je nach Art der Immobilie bzw. des Geschäfts noch viele weitere Kostenpunkte hinzu. Das gilt ebenso für Büroflächen, auch wenn dies zunächst vielleicht nicht den Anschein erwecken mag. Zum einen werden die Stromabschläge deutlich höher ausfallen, als es im Privathaushalt selbst mit vielen Bewohnern der Fall ist. In der Regel wird in Büros die meiste Zeit des Tages an Rechnern gearbeitet, zudem sind Drucker, Telefone und anderes technisches Equipment regelrecht im Dauerbetrieb. Allein die Versorgung mit ausreichend Büromaterial (Papier, Schreibutensilien etc.) kann monatlich einen Betrag schlucken, der sich über die Zeit hinweg zu einer beachtlichen Summe anhäufen kann. Um Mitarbeitern eine Abstellmöglichkeit für ihr Auto zu bieten, müssen zudem womöglich Parkplätze gemietet werden, und je nach Branche und Lage ist auch über die Beauftragung eines Sicherheitsdienstes für die Büroräume nachzudenken. Weiterhin ist es üblich, dass Arbeitgeber den Angestellten Getränke und vielleicht auch Obst oder Snacks zur Verfügung stellen – auch hier lauern jeden Monat je nach Anzahl der Mitarbeiter nicht zu unterschätzende Kosten. Schließlich müssen die Büros sauber gehalten werden, wofür Reinigungskräfte angeheuert und bezahlt werden müssen.

Bei der Gewerbeimmobiliensuche sehen Interessenten in den Inseraten sofort, was für das jeweilige Objekt an Miete verlangt wird. Diese Mietkosten sind fix und müssen in der Regel (zumindest, was die Kaltmiete betrifft) wie sie sind hingenommen werden. Die Nebenkosten stellen aber eine Stellschraube dar, an der womöglich noch gedreht werden kann.

Gerade, wenn das Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt, ist aus finanzieller Sicht nicht ganz so viel Spielraum da, wie (hoffentlich) nach einigen Jahren am Markt. Damit junge Gründer sich dennoch eine angemessene Unterkunft für ihre Firma leisten können, bestehen einige Möglichkeiten, bei den Büronebenkosten zu sparen.

Im Optimalfall wählen Gewerbetreibende von Anfang an moderne, gut isolierte Immobilien, in denen die Beheizung und Klimatisierung energieeffizient erfolgen kann. Auch durch den Einsatz energiesparender Gerätschaften, die konsequent nach Dienstende abgeschaltet werden (nicht nur Standby), kann sich ein Unternehmen finanziell entlasten.

Wie bei den Nebenkosten für Wohnräume sind auch bei den Nebenkosten für Büros einige davon mit in der Warmmiete enthalten, andere hingegen nicht. Hier gilt es, sich schon bei der Immobiliensuche und bei Interesse an einem bestimmten Gewerbeobjekt eine vollständige Auskunft darüber geben zu lassen, wie sich die Nebenkosten für die Warmmiete zusammenstellen. In vielen Fällen ist es nämlich so, dass hier bereits Reinigungs- oder Sicherheitsservices inbegriffen sind. Manchmal sind aber nicht alle diese Dienstleistungen erforderlich. Es lohnt sich auch immer ein Vergleich, ob eine separate Beauftragung nicht kostengünstiger wäre. Falls einer dieser Punkte zutreffen sollte, können Mietinteressenten anfragen, ob sich die aufgeführten Nebenkosten gegebenenfalls anpassen lassen und zum Beispiel ein nicht benötigter bzw. günstiger erhältlicher Service ausgelassen werden kann.

Ein weiterer Ansatz, um Mietkosten zu sparen, liegt darin, wirklich nur genau das an Fläche zu mieten, was regelmäßig (d. h. täglich) in Benutzung ist. Für vieles gibt es flexible Möglichkeiten: Wenn etwa ein Konferenzraum nur gelegentlich gebraucht wird, muss die angemietete Bürofläche keinen separaten Raum für Meetings und Vorträge enthalten. Wird ein solcher Ort benötigt, kann beispielsweise in Gebäuden, in denen sich hauptsächlich Büros befinden, ein entsprechender Saal bei Bedarf stunden- oder tageweise gemietet werden. Ob und inwiefern solche Optionen verfügbar sind, muss aber selbstverständlich im Vorfeld gründlich geprüft werden.

Der Weg der Unternehmensgründung ist häufig etwas holprig. Allein bei der Suche nach einer Gewerbeimmobilie gibt es so einige Stolperfallen – damit Sie nicht in diese hineintappen und sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können, sollten Sie die professionelle Unterstützung durch einen erfahrenen Immobilienmakler, idealerweise mit Schwerpunkt auf Gewerbeimmobilien, in Anspruch nehmen. Rundum sehr gut betreut sind Sie beispielsweise mit Jürgen Pfund. In einem ausführlichen Gespräch wird er Ihre individuellen Ansprüche an die Büroimmobilie sowie das zur Verfügung stehende Budget erfragen. Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung wird er Sie umfassend dazu beraten, welche Kosten vermutlich auf Sie zukommen werden, welche verzicht- und welche unverzichtbar sind. Dann kann er genau angepasst auf Ihren Bedarf geeignete Objekte heraussuchen, bei denen Sie mit etwas Vorausplanung keine bösen finanziellen Überraschungen erleben werden.